Multa por añadir a trabajadora a WhatsApp sin su consentimiento

La tecnología, cuando se aplica de forma indebida, puede poner en jaque derechos fundamentales. Uno de ellos es la privacidad. El uso de WhatsApp como herramienta de comunicación laboral ha crecido exponencialmente en los últimos años, pero cuando se apoya en prácticas inadecuadas, las consecuencias pueden ser muy graves. Es el caso de una reciente resolución que ha generado un notable debate jurídico y empresarial.

El uso del teléfono personal en el ámbito laboral: una práctica peligrosa si no se respeta la normativa

Utilizar WhatsApp en el trabajo puede parecer práctico: mensajes rápidos, acceso inmediato y coordinación fluida. Pero si esa práctica implica usar el teléfono personal de los trabajadores sin consentimiento y sin dotarles de medios corporativos, estamos ante un problema legal serio.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a la empresa LVMH Iberia con 70.000 euros por un caso en el que, durante el periodo vacacional de una empleada, esta fue incorporada a un grupo laboral de WhatsApp sin su consentimiento y usando su número personal. Esta inclusión se realizó a pesar de que la trabajadora ya había expresado de forma clara y formal su negativa a continuar participando en ese tipo de canales si no se le proporcionaba un dispositivo profesional.

El problema no se reduce solo al uso del dato personal. La AEPD destaca también la vulneración del derecho a la desconexión digital, recogido en la legislación española, y que protege a los trabajadores frente a interferencias laborales durante su tiempo de descanso. Este derecho está especialmente regulado en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), y su incumplimiento, como en este caso, tiene consecuencias.

El caso: reincorporación a un grupo laboral durante el periodo vacacional

La empleada afectada, que había sido contratada por una empresa del sector cosmético, manifestó de forma clara su negativa a usar su teléfono personal para cuestiones laborales.

A pesar de ello, fue incorporada a un nuevo grupo de WhatsApp de trabajo tras haber iniciado su periodo de vacaciones y haber solicitado de forma expresa que no se utilizara su número personal para este fin.

Además, comunicó por correo electrónico y de manera verbal su deseo de no ser incluida en esos canales de comunicación hasta disponer de un dispositivo corporativo. Esta petición fue ignorada.

La situación se mantuvo hasta que fue despedida, y la trabajadora decidió presentar una reclamación ante la AEPD.

Infracciones detectadas por la AEPD

La Agencia identificó dos vulneraciones claras en la actuación de la empresa:

  • El tratamiento de datos personales sin base legítima, al utilizar su número privado sin su consentimiento, infringiendo el artículo 6.1 del RGPD.
  • La quiebra del derecho a la desconexión digital, al reincorporarla a la actividad laboral a través de un canal de mensajería durante su periodo de vacaciones.

El RGPD exige que el consentimiento sea libre, informado y revocable. La trabajadora, además de no haber prestado tal consentimiento, expresó de forma clara su oposición.

La defensa de la empresa y la respuesta de la AEPD

LVMH Iberia intentó justificar su actuación alegando que el uso del teléfono personal era algo «excepcional», y que se trataba de una forma eficiente de organizar el trabajo. Afirmaron también que la trabajadora no había solicitado de forma inequívoca la eliminación permanente de los grupos.

No obstante, la AEPD consideró insuficientes estos argumentos. Subrayó que la falta de diligencia y la ausencia de una base jurídica válida constituían una vulneración directa de los principios de licitud y responsabilidad.

Reducción de la sanción

La empresa se acogió a los mecanismos de reducción previstos en el procedimiento sancionador: un 20% por reconocimiento de responsabilidad y otro porcentaje por pronto pago. Esto dejó la sanción final en 42.000 euros.

El derecho a la desconexión digital y su protección legal

Desde la aprobación de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), el derecho a la desconexión digital está reconocido para todos los trabajadores. Este derecho implica que fuera del horario laboral, los empleados no están obligados a atender comunicaciones laborales ni a participar en canales como WhatsApp, salvo que exista una base jurídica que lo justifique.

Lecciones para las empresas: cómo evitar situaciones similares

Para evitar sanciones como esta, las empresas deben cumplir estrictamente con la normativa. Recomendamos:

  • Proporcionar dispositivos corporativos para cualquier actividad profesional.
  • Solicitar y registrar el consentimiento explícito y revocable cuando se utilicen datos personales.
  • Establecer una política interna clara de uso de canales digitales, incluyendo WhatsApp, Teams, Slack, etc.
  • Respetar estrictamente el derecho a la desconexión digital, especialmente durante periodos de vacaciones, baja o descanso.
  • Realizar formación periódica sobre protección de datos a responsables de equipos y recursos humanos.

Un precedente relevante para el uso de WhatsApp en el entorno laboral

Esta resolución marca un precedente importante para la gestión de la comunicación en el entorno laboral. Aunque WhatsApp sea una herramienta de uso común, su empleo con fines laborales no puede eximir del cumplimiento normativo.

El uso de canales de comunicación debe respetar los principios del RGPD, entre ellos la minimización de datos, la limitación de la finalidad y la confidencialidad. Además, el uso de aplicaciones personales para fines profesionales requiere una evaluación de impacto si se hace de forma sistemática.

Valoraciones jurídicas sobre la resolución

Desde un punto de vista jurídico, esta sanción confirma que la inobservancia de una solicitud expresa de un trabajador es un factor agravante. La voluntad manifestada por escrito por la trabajadora tenía plena validez legal. Ignorarla supuso una doble vulneración: de sus derechos como trabajadora y como persona titular de sus datos personales.

La resolución también refuerza la necesidad de adoptar medidas proactivas y preventivas, como exige el principio de responsabilidad proactiva recogido en el RGPD.

Canal ético y protocolos de queja: herramientas para evitar conflictos

Implementar un canal ético o de denuncias confidencial, como los que ofrece nuestro servicio de canal de denuncias externo, puede prevenir conflictos antes de que lleguen a instancias como la AEPD. Este tipo de herramientas permite a los empleados expresar sus quejas o preocupaciones sin temor a represalias.

Privacidad y desconexión digital como pilares en la relación laboral

Este caso no solo subraya la relevancia del RGPD en el ámbito laboral, sino también la necesidad de una cultura organizacional basada en el respeto a la privacidad y al tiempo personal. Las tecnologías de comunicación no deben ser excusa para vulnerar derechos fundamentales.

En definitiva, el cumplimiento normativo en materia de protección de datos no es una opción, sino una obligación que las empresas deben asumir con seriedad. En nuestro blog sobre privacidad y RGPD seguimos abordando casos como este, que ofrecen enseñanzas valiosas para todas las organizaciones.

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