Teletrabajo y protección de datos

El teletrabajo es un concepto que cada vez las empresas tienen más presente como una forma de llevar a cabo la jornada laboral. Se considera teletrabajo cuando el trabajador desarrolla su actividad laboral de forma mayoritaria, como mínimo el 50% de la jornada, o completa en otro centro de trabajo distinto al de la empresa o en su domicilio.

Seguridad y proteccion de datos en el teletrabajo

El empresario debe tener en consideración cumplir tanto con la seguridad y la protección de datos. Porque, aunque tus empleados trabajen en remoto, has de cumplir las mismas leyes y normas que si trabajasen en la oficina.

Los trabajadores a distancia deben tener exactamente los mismos derechos que los trabajadores en el centro de trabajo.

• Desconexión digital: La empresa y los trabajadores deben establecer unas normas sobre el uso de las tecnologías que garanticen el derecho al descanso fuera de la jornada laboral y las vacaciones, y evitar situaciones de abuso.
• Derecho a la intimidad
• Acordar las condiciones de teletrabajo, como: horario y ubicación; procedimientos y métodos de trabajo; condiciones mínimas del espacio de trabajo y evaluación de riesgos laborales; equipos y complementos que la empresa entregará al trabajador y asunción de costes derivados de la prestación de servicios.

No todos los puestos son susceptibles de optar al teletrabajo, así como no todos los trabajadores podrán realizar sus tareas a distancia. La empresa determina unas características o requisitos mínimos, atendiendo a criterios justos y equitativos, como competencias y recursos; formación, experiencia y capacidad para trabajar sin supervisión directa, o que el domicilio cuenta con las condiciones mínimas para teletrabajar.

Control de los horarios

El hecho de no encontrarse en el centro de trabajo, puede suponer un desafío para controlar el respeto a los horarios y la jornada laboral, por lo que se hace imprescindible establecer un protocolo específico para estos casos. Ojo a los descansos y cuidado con las distracciones domésticas.

Es esencial entender y establecer que estamos en horario laboral y debemos evitar realizar actividades no relacionadas, establecer una rutina y reforzar la ciberseguridad. Para ello, una opción es recurrir a la guía del Centro Criptológico Nacional (CCN-CERT): Medidas de seguridad para acceso remoto.

Protección de datos

No existe una regulación específica, por lo que la empresa deberá concordar con la LOPDGDD y la RGPD.

Medidas para mantener la seguridad y protección de los equipos informáticos fuera del centro de trabajo y, consecuentemente, de los datos que puedan albergar:

• No dejar desatendidos los equipos portátiles en lugares públicos.
• Utilizar técnicas criptográficas para la transmisión de la información, uso de contraseñas, firewall y antivirus.
• Crear un red privada o VPN (Virtual Private Network) para conectar entre sí a los teletrabajadores con la oficina, donde el acceso a la red está protegido por un cifrado y evita el acceso a terceros.
• Evaluar los riesgos y adoptar controles necesarios y apropiados en el domicilio.
• Evitar el acceso no autorizado a información o recursos por parte de otras personas que utilicen el lugar (familiares o amigos). Bloquear la pantalla del ordenador cuando no estemos trabajando.
• No usar WiFi públicas.
• Cuidado con el uso de memorias USB, ya que son una posible puerta a las infecciones de malware.
• Evitar la instalación de aplicaciones o la navegación por páginas no seguras.
• Cerrar todas las conexiones con servidores y webs recurriendo a “cerrar sesión” o “desconectar”.
• Eliminar la información temporal en carpetas de descarga, papelera de reciclaje, etc. Borrar el historial de navegación, las cookies y otros datos, así como las contraseñas recordadas.
• Si se usa un equipo personal para el teletrabajo es buena idea crear un perfil profesional para mantener separadas cuentas y navegación.
• Es recomendable elaborar un documento con las políticas de ciberseguridad en la empresa y fuera de ella y los protocolos a seguir.

Para tablets y smartphones usados para el trabajo, se deberían cumplir criterios mínimos de seguridad:

• Limitar el acceso al dispositivo mediante un bloqueo.
• Disponer de medidas para localización del dispositivo o poder realizar un borrado remoto en caso de pérdida o robo.
• Realizar copias de seguridad de la información.
• Actualizar el sistema operativo y el software.
• Contar con antivirus o medidas para prevenir y detectar el malware.
• Desconectar las conexiones inalámbricas que no se estén usando (Bluetooth, NFC o WiFi).

Consejos para implementar el teletrabajo en una situación de emergencia social

• Definir objetivos: Realizar listas de tareas claras y accesibles en todo momento al teletrabajador.
• Capacitar al personal: Las tecnologías de la comunicación a distancia serán indispensables para tener a los trabajadores informados de lo que deben hacer en todo momento. Usar llamadas y videollamadas para comunicarse y evitar posibles malentendidos.
• Proporcionar el equipo necesario: El teletrabajador debe contar un equipo igual al que disponía en la oficina, además de acceso a Internet. Los gastos derivados deberían ser cubiertos por la empresa.

Aquí, incluimos un documento de Word para descargar y rellenar de manera gratuita.