Se trata de trámite administrativo de puesta en conocimiento de la Agencia de Protección de Datos acerca de la información que se trata en el día a día de nuestra entidad.
Zaragoza, septiembre de 2012. En líneas generales puede definirse como una declaración a través de un formato establecido por la propia AEPD (el formulario pdf NOTA), en la que se describen situaciones tales como:
– Quién se aprovecha de los procesos de datos (empresa, profesional o entidad), dando referencia expresa a la localización por la dirección de este responsable de tratamiento o de en quién se haya delegado para atender a los ciudadanos en sus derechos.
– Qué finalidad tiene el uso de los datos. El formulario NOTA establece opciones tipificadas.
– Si tratan los datos personales terceros que reciban comunicación de la información contenida en el fichero o tratamiento. La AEPD no fiscaliza estas «cesiones» de datos, simplemente requiere al obligado para que las tenga comunicadas en este registro. En determinados supuestos, como proveedores de servicios y transmisiones internacionales de datos, la AEPD solicita más información.
– Qué tipo de tratamiento se lleva a cabo, en tres opciones excluibles entre sí: automatizada (informática), manual (documental) o mixta (ambas combinadas).
– Qué campos de datos de personas físicas se usan. A través de un formulario de marcar opciones (tipificadas y de libre escritura) se lleva a cabo la declaración referente a si el fichero contiene nombre y apellidos, dirección, cif, edad, licencias, datos de salud, etc. Lo dicho antes, la agencia no valora si es conforme a la LOPD la tenencia de esa información, no fiscaliza tan solo requiere al obligado a que declare el uso de la información, así como el nivel de seguridad que emplea (básico, medio, o alto) de conformidad con los mínimos exigidos en el reglamento del RD 1720/2007.
