Registro de la jornada y la protección de datos

A partir del cambio en el registro de la jornada de trabajo que se realizo el pasado 12 de mayo han surgido numerosas dudas en cuanto a la protección de datos de los trabajadores. Al fin y al cabo, todos esos datos almacenados en los dispositivos son datos personales en la acepción del artículo 4 del Reglamento 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE -en adelante RGPD.

Protección de datos en el trabajo

Para realizar este tratamiento de los datos no es necesario el consentimiento del trabajador. Sin embargo, cuando se trate de una empresa contratista y se utilicen dispositivos de control de acceso de la empresa principal, se debe informar al trabajador ya que interviene un tercer factor que no hay que pasar por alto.

Tampoco existe ningún problema cuando se utilice la información de los tornos de acceso para recoger los horarios de trabajo, siempre y cuando el trabajador haya sido informado de este hecho.

¿Cómo puede el empresario registrar esos datos?

El empresario no es el destinatario legal de esos datos por lo que no puede apelar a lo dispuesto en el artículo 34.9 ET, y tampoco puede ampararse en el cumplimiento del contrato de trabajo ya que no forma parte.

El empresario principal podría solicitar el consentimiento del trabajador, mientras sea para cumplir con una obligación laboral. También se podría apelar al interés legitimo que tiene el empresario contratista, para cumplir una obligación legal y velar por los derechos del interesado.

Principio de minimización y registro de datos

El principio de minimización explica que los datos que se registren deben ser los mínimos necesarios. Por ejemplo, en el caso del registro de la jornada laborar mediante la huella dactilar, únicamente quedará registrado un algoritmo numérico, dado que así no se guardará un dato biométrico.

Lo que si que se puede registrar es, junto a la hora de salida y entrada, el motivo de la ausencia o retraso si es estrictamente necesario. También se podrán registrar el almuerzo, la baja por enfermedad o una reunión sindical, pero no se podrá guardar el motivo de la enfermedad o la afiliación sindical del trabajador, ya que no son estrictamente necesarios para los fines declarados, más aun siendo “datos sensibles”.

Ante todo, se debe informar al trabajador de la existencia del registro de trabajo, si es únicamente por motivos de seguridad o si tiene geolocalizador el dispositivo.

Por último, estos datos tendrán que suprimirse una vez hayan dejado de ser necesarios para la finalidad establecida, pudiendo conservarlos durante cuatro años.