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Registro de jornada laboral: multas y obligaciones legales en 2025

En los últimos años, el cumplimiento normativo en materia laboral ha cobrado una especial relevancia. Entre las obligaciones más fiscalizadas por la Inspección de Trabajo se encuentra el registro de jornada laboral, una medida que busca garantizar los derechos de los trabajadores, especialmente en lo relativo al control de las horas extraordinarias y la conciliación de la vida personal y profesional.

La legislación española ha evolucionado para hacer obligatorio este registro en todas las empresas, sin importar su tamaño o sector. Sin embargo, muchas organizaciones siguen incurriendo en errores comunes o utilizan sistemas que ya no se consideran válidos por parte de la administración.

En 2025, esta situación puede derivar en sanciones económicas de hasta 20.000 euros por incumplimientos graves. Por eso, es fundamental conocer cuáles son las obligaciones legales actuales, qué errores pueden llevar a una multa y cómo implementar correctamente un sistema de registro horario.

Obligación legal del registro horario

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro diario de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas. Esta normativa establece que se debe llevar un control exacto del horario de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, incluyendo pausas y horas extra realizadas.

Su finalidad principal es garantizar que los empleados no sobrepasen el límite legal de horas de trabajo y que, en caso de hacerlo, las horas extraordinarias sean compensadas o remuneradas de acuerdo con la ley.

Quiénes están obligados a registrar la jornada

Todas las empresas, independientemente de su plantilla o actividad, deben cumplir con esta obligación. Esto incluye:

  • Empresas del sector público y privado
  • Trabajadores a jornada completa y parcial
  • Teletrabajadores y trabajadores móviles

La normativa no contempla exenciones generalizadas, por lo que el registro debe aplicarse incluso en casos donde la jornada pueda parecer difícil de medir.

Contenido del registro

El registro debe contener información detallada de:

  • Hora de inicio y fin de la jornada
  • Horas efectivas de trabajo
  • Pausas y descansos
  • Horas extraordinarias

Este documento debe conservarse durante cuatro años y estar disponible tanto para la Inspección de Trabajo como para los representantes de los trabajadores.

Sanciones por un registro inadecuado

La falta de registro, o su realización incorrecta, se considera una infracción grave conforme al artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones pueden alcanzar los 20.000 euros, en función de la gravedad y reiteración del incumplimiento.

Casos típicos sancionables

  • No llevar ningún registro horario
  • Utilizar sistemas de fichaje manipulables o no verificables
  • No conservar los registros durante el periodo legal
  • No informar a los trabajadores del sistema utilizado
  • Falsificar u ocultar los datos del registro

Revisión por la Inspección de Trabajo

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha intensificado las campañas de control del cumplimiento de esta obligación. Durante una visita, los inspectores pueden solicitar los registros horarios, verificar su autenticidad y comprobar si se ajustan a la realidad del centro de trabajo.

Un registro deficiente puede derivar en la apertura de un acta de infracción, con su correspondiente propuesta de multa.

Sistemas de registro válidos en 2025

Para cumplir con la normativa actual, las empresas deben implementar sistemas de registro que sean:

  • Fiables: imposibles de manipular posteriormente
  • Objetivos: que reflejen la realidad del tiempo trabajado
  • Accesibles: disponibles para consulta por trabajadores y autoridades

Soluciones tecnológicas recomendadas

  • Sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial)
  • Aplicaciones móviles geolocalizadas
  • Software de control horario en la nube

Estos sistemas permiten automatizar el registro, generar informes y facilitar auditorías internas y externas.

Importante: los sistemas que permiten editar la información sin dejar trazabilidad o que no verifican la identidad del trabajador pueden considerarse no válidos. Fichar en papel sin controles adecuados es, en la mayoría de los casos, insuficiente.

Consejos para cumplir correctamente con la normativa

Adoptar un sistema válido de registro es solo el primer paso. Para evitar sanciones y garantizar la validez legal del control horario, es recomendable seguir buenas prácticas en su implementación:

Informar y formar al personal

Es esencial que todo el personal conozca el sistema utilizado y cómo funciona. La formación inicial, junto con recordatorios periódicos, reduce errores y mejora el cumplimiento.

Además, debe garantizarse que los datos registrados sean accesibles para los trabajadores, de forma clara y sencilla, ante cualquier consulta o reclamación.

Establecer protocolos internos

Las empresas deben definir procedimientos claros sobre:

  • Cómo registrar pausas y ausencias
  • Qué hacer en caso de olvidos o errores
  • Cómo se valida la información y quién es el responsable

Documentar estos protocolos refuerza la trazabilidad del sistema y ayuda ante posibles inspecciones.

Revisiones periódicas del sistema

Los responsables de RRHH o de cumplimiento normativo deben revisar con regularidad los registros para detectar desviaciones, errores o posibles manipulaciones. Estas auditorías internas previenen incidencias mayores y fortalecen la seguridad jurídica de la empresa.

Casos reales y jurisprudencia reciente

En los últimos años se han dictado resoluciones relevantes por parte de los tribunales y la Inspección de Trabajo. Por ejemplo:

  • Una cadena de supermercados fue sancionada con más de 18.000 euros por utilizar fichajes manuales que no garantizaban la autenticidad de los registros.
  • Un grupo empresarial tecnológico recibió múltiples actas por permitir la modificación del registro por parte del propio trabajador sin dejar constancia del cambio.
  • Varios hoteles han sido sancionados en inspecciones conjuntas en época estival por no registrar correctamente las horas extra del personal de limpieza y cocina.

Estas resoluciones evidencian que no basta con tener «un sistema» sino que debe ser adecuado, transparente y conforme a los requisitos legales.

Registro de jornada y protección de datos personales

El sistema de control horario debe respetar los principios del RGPD y la LOPDGDD. Esto implica:

  • Informar adecuadamente a los empleados sobre el tratamiento de sus datos
  • Recoger solo los datos necesarios
  • Implementar medidas de seguridad apropiadas

Por ejemplo, si se utiliza biometría, se debe contar con una base legal adecuada y realizar un análisis de impacto de protección de datos. No cumplir con esta normativa puede suponer sanciones adicionales por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.

Desde Maser Legal ofrecemos un servicio especializado de consultoría en protección de datos para evaluar sistemas de control horario y asegurar que cumplen tanto la legislación laboral como la normativa de privacidad.

Registro horario y teletrabajo

La expansión del teletrabajo ha planteado nuevos desafíos en el control de jornada. Las empresas deben garantizar que los trabajadores remotos también registren su jornada de forma efectiva.

Las soluciones más eficaces en estos casos son:

  • Aplicaciones móviles con verificación de identidad
  • Registros en plataformas accesibles desde la nube
  • Protocolos claros sobre desconexión digital

El cumplimiento del registro horario en teletrabajo es un foco especial de la Inspección, ya que los abusos en la jornada son más difíciles de detectar sin una herramienta adecuada.

Cómo puede ayudarte Maser Legal

En Maser Legal ayudamos a empresas de todos los sectores a cumplir con sus obligaciones legales, incluyendo el registro de jornada laboral. Nuestros servicios abarcan:

  • Auditoría de cumplimiento
  • Implementación de sistemas válidos de control horario
  • Formación a trabajadores y responsables de equipo
  • Asesoría legal ante inspecciones o sanciones

Además, integramos la normativa laboral con la normativa de protección de datos, garantizando que todo el proceso sea legal, seguro y respetuoso con los derechos de los trabajadores.

Si deseas una solución integral y especializada, te invitamos a conocer nuestros servicios de protección de datos y cumplimiento normativo en maserlegal.es/proteccion-de-datos. También puedes leer más sobre otras obligaciones legales en el ámbito laboral en nuestro blog especializado.

Qué deben saber las empresas sobre el registro de jornada laboral

El registro de jornada laboral no es una formalidad ni un simple trámite administrativo. Es una obligación legal, fiscalizada activamente, y cuya infracción puede derivar en sanciones importantes. Para evitar errores:

  • Utiliza un sistema válido, seguro y objetivo
  • Informa adecuadamente a los trabajadores
  • Revisa periódicamente los registros
  • Asegúrate de cumplir también con la normativa de protección de datos

Adoptar un enfoque proactivo, apoyarse en asesoramiento especializado y mantener una actitud preventiva ante la inspección laboral es la mejor garantía para evitar sanciones y construir un entorno laboral justo, transparente y legalmente sólido.

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