La impresora y la protección de datos: ubicar correctamente

La mayoría de los profesionales que trabajan con datos personales consideran que la Ley de Protección de Datos (LOPD ó LPD) sólo afecta a los ordenadores; es más creen que sólo deben «proteger» los archivos y bases de datos informáticos. Pero el ámbito de protección de la Ley va más allá.

Desde MASER Protección Datos Zaragoza no queremos llegar a la conclusión de que los equipos de impresión de un negocio son fuente de riesgo para recibir una sanción de la Agencia Española de Protección de Datos, pero sí queremos advertir que éstos activos de la información tan comunes y necesarios en nuestros negocios deben ser tenidos en cuenta a la hora de aplicar un sistema de cumplimiento LOPD. Daremos unas cuantas pinceladas sólo a modo de llamada de atención a empresarios diligentes.

Riegos de fuga de datos personales.

La colocación de las impresoras en nuestros negocios debe ser meditada a la hora de evitar fugas de datos o accesos no autorizados de terceros indiscretos. Una impresora ubicada en una zona de espera, o cerca de la puerta de entrada al negocio, o en zonas en las que no existe un acceso restringido al personal puede ser una fuente de riesgos inesperada. este riesgo se multiplica en el caso de ubicar mal un receptor de fax, ya que en este supuesto no controlamos lo que los terceros pueden mandarnos por esta vía ya que pueden ser documentos altamente confidenciales.

Emparejado a la ubicación está el respaldo que debe dar una buena gestión de los residuos documentales que las impresoras. Quien más quien menos emite «papel en sucio reciclable«, y pocos se cuestionan qué es lo que contienen. Pues bien, la gran mayoría de las fugas de datos en empresas se producen en folios B, de los que se usan para notas una vez impresos. Éstos pueden acabar en la papelera (el menor de los males) o en manos de terceros que piden un papel para anotar cosas. en la calle: sorpresa, el papel contenía un listado de impagados, o la nóminas del mes de julio.
Por ello es muy recomendable poner a disposición de los usuarios de medios de información de la entidad contenedores de reciclado seguro o destructoras de papel, dependiendo de las necesidades.

Siempre es mejor prevenir que curar.