Organización de archivos compartidos en red, primordial en la LOPD

Control de accesos, seguridad en la transmisión de datos de personas físicas, registro de acceso a la información o copia de seguridad son obligaciones que necesitan de estar organizados correctamente.

Pese a que no existe norma alguna que exija la aplicación de criterios concretos de almacenamiento o archivo de los ficheros informáticos, el resto de medidas de control de seguridad establecidas por el RD 1720/2007 que desarrolla la Ley de Protección de Datos Personales, imponen como base estar bien organizados cuando compartimos datos personales con otros compañeros.

Una red de archivos compartidos que no mantiene ningún criterio de almacenaje se puede convertir en el peor de los enemigos de nuestro negocio o actividad profesional. Archivos escondidos, no detectables; documentos o listados duplicadoa, triplicados, multiplicados; versiones obsoletas de informes u hojas de cálculo; datos no válidos; o ficheros eliminados equivocadamente. Éstas son las consecuencias de no cuidar la organización de nuestros archivos compartidos entre compañeros de trabajo, distintos departamentos o terceros colaboradores.

La Ley de Protección de Datos de carácter personal establece unos objetivos de obligado cumplimiento para todos aquellos sujetos sometidos a su cumplimiento: la calidad de los datos que se tratan. Si no hay criterios de almacenaje y conservación, es imposible cumplir con estas obligaciones.

Organizarse bien es posible, cumplir la LOPD también

Tanto si nuestra actividad comienza a andar como si llevamos tiempo al “pie del cañón”, es cuestión de proponerse unos pequeños objetivos y paso a paso nuestra red será más accesible y coherente para los trabajadores que necesitan usar los datos. Tenemos que pensar en que alguien nos deba sustituir, y que sin unos criterios lógicos es difícil localizar la información que esos sustitutos necesiten.

Ahí van unos pequeños consejos para obtener los resultados deseados:

• No crear estructuras de carpetas de más cuatro niveles en las redes.
• No duplicar archivos, y si se duplican, quedarnos siempre con el “oficial” y marcar los previos como tales.
• Imitar el orden de trabajo de los archivos documentales que tengan la misma finalidad.
• Tener bien claro quién debe acceder a la información y con qué permisos.
• Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos.