Registro biométrico y control horario: prohibición, multas y alternativas

El control horario de los trabajadores ha evolucionado a raíz de los cambios normativos y la transformación digital en las empresas. En los últimos años, muchas organizaciones han apostado por el uso de tecnologías biométricas —como la huella dactilar o el reconocimiento facial— para registrar la entrada y salida del personal, creyendo que ofrecían mayor seguridad y control.

Sin embargo, esta práctica se ha convertido en un grave riesgo legal y económico tras las recientes resoluciones del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Hoy, la utilización de sistemas de fichaje biométrico no solo está prohibida en la mayoría de los casos, sino que puede suponer multas de hasta 20.000 euros, reputación dañada y conflictos con los trabajadores. El marco legal se ha endurecido y las inspecciones son cada vez más frecuentes.

Esta nueva realidad obliga a las empresas a repensar sus métodos de registro horario y adaptar sus sistemas para evitar sanciones y litigios innecesarios.

El marco legal del registro horario y la protección de datos biométricos

La obligatoriedad del registro horario en las empresas fue introducida por la normativa laboral española para garantizar el control efectivo de la jornada de trabajo. Sin embargo, el modo en que se implementa este control debe respetar estrictamente la normativa de protección de datos.

Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los datos biométricos —aquellos que permiten identificar de manera única a una persona, como la huella dactilar o el reconocimiento facial— se consideran una categoría especial de datos personales. Su tratamiento está prohibido, salvo que se cumpla alguna de las excepciones previstas en el artículo 9 del RGPD.

Entre esas excepciones no figura el control horario laboral. Además, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha recordado que el consentimiento del trabajador no es válido ni suficiente en este contexto, debido al evidente desequilibrio de poder entre empresa y empleado.

El Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), en una decisión de 2023, estableció que el uso de datos biométricos en el control horario constituye un tratamiento excesivo, innecesario y de alto riesgo, salvo en situaciones excepcionales (por ejemplo, cuando sea absolutamente imprescindible para garantizar la seguridad física en áreas de máxima sensibilidad).

 

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Por tanto, registrar la jornada laboral a través de la huella dactilar o el reconocimiento facial está prohibido para la mayoría de empresas, aunque los trabajadores den su consentimiento. Esta prohibición ha sido refrendada y aplicada por la AEPD en sucesivas resoluciones y sanciones.

Sanciones y casos reales: el precio de incumplir la normativa

La AEPD ha impuesto multas cuantiosas a empresas e instituciones que han persistido en el uso de sistemas biométricos para el registro de jornada. Uno de los ejemplos más relevantes es la sanción de 20.000 euros al Colegio Notarial de Aragón, que mantuvo un sistema de fichaje por huella dactilar, vulnerando las directrices del RGPD y la doctrina del CEPD.

[CITA] Las consecuencias para las empresas pueden ser graves, incluyendo sanciones que alcanzan los 20.000 euros o más, como ya ha sucedido en casos recientes.

La fundamentación de estas sanciones radica en varios aspectos:

• El tratamiento de datos biométricos implica un riesgo elevado para los derechos y libertades de los trabajadores, ya que posibilita su identificación inequívoca y puede afectar a su privacidad.
• La utilización de la huella o el reconocimiento facial para fichar no supera el test de proporcionalidad y necesidad, puesto que existen alternativas menos intrusivas y perfectamente válidas desde el punto de vista legal.
• El consentimiento del trabajador no se considera libre ni informado en el ámbito laboral, y por tanto no legitima el uso de estos sistemas.
• Las empresas que sigan utilizando estos sistemas se exponen a inspecciones, denuncias y reclamaciones por parte de la plantilla, además del daño reputacional y el deterioro del clima laboral.

Recientemente, la reforma del registro horario incluida en el proyecto de ley para la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas propone, además, la digitalización obligatoria del control horario, el acceso remoto y en tiempo real para la Inspección de Trabajo y un endurecimiento de las sanciones. Esto refuerza aún más la necesidad de adoptar sistemas legales y seguros.

¿Por qué el consentimiento del trabajador no legitima el fichaje biométrico?

Una de las dudas más frecuentes entre responsables de recursos humanos es si se puede seguir utilizando sistemas de huella dactilar o reconocimiento facial si los empleados están de acuerdo y firman un consentimiento. Sin embargo, la respuesta jurídica es clara: el consentimiento del trabajador no es suficiente ni válido para legitimar el tratamiento de datos biométricos en el ámbito del control horario.

Esto se fundamenta en varias razones de peso:

• Relación de subordinación: En el contexto laboral, el empleado se encuentra en una posición de dependencia respecto al empleador, por lo que su consentimiento nunca puede considerarse completamente libre y voluntario, tal como exige el RGPD.
• Alta sensibilidad de los datos biométricos: Se trata de datos especialmente protegidos, cuya utilización solo se permite en circunstancias muy restrictivas y justificadas.
• Disponibilidad de alternativas menos intrusivas: La existencia de otros métodos de registro horario menos invasivos (por ejemplo, tarjetas, códigos PIN o sistemas digitales sin recogida de datos biométricos) hace que el fichaje biométrico resulte innecesario y, por tanto, desproporcionado.

De hecho, la propia Agencia Española de Protección de Datos ha reiterado en sucesivas resoluciones que el consentimiento prestado por el trabajador en este tipo de situaciones no puede considerarse un fundamento válido para el tratamiento.

Alternativas legales y seguras al fichaje biométrico

Para cumplir con la normativa y evitar sanciones, las empresas deben optar por métodos de registro horario que garanticen la privacidad de los trabajadores y no impliquen la recogida de datos especialmente protegidos.

Algunas alternativas plenamente válidas y aceptadas por la AEPD son:

• Aplicaciones de registro digital con identificador personal asignado (PIN o usuario/contraseña), siempre que se usen en dispositivos corporativos y no en móviles personales de los empleados.
• Tarjetas de acceso o llaveros electrónicos, que permiten registrar entradas y salidas de manera fiable, sin tratar datos biométricos.
• Plataformas de gestión horaria en la nube, diseñadas para el registro objetivo, accesible y auditado, que respeten los principios de minimización de datos y proporcionalidad.

Es importante subrayar que exigir al trabajador que utilice su móvil personal para registrar la jornada también puede considerarse una práctica abusiva o excesiva, salvo que se ofrezca una alternativa no intrusiva.

Las empresas deben asegurarse de que el sistema adoptado cumpla con las garantías de seguridad, confidencialidad y trazabilidad, y que la información esté siempre accesible tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo.

Recomendaciones prácticas para empresas

Para minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento normativo, desde Maser Legal recomendamos:

• Eliminar cualquier sistema de fichaje biométrico que siga activo, tanto en el acceso a las instalaciones como en el control horario.
  Implementar soluciones tecnológicas no invasivas, ajustadas a la normativa vigente, que permitan el registro fiable y objetivo de la jornada laboral.
• Formar a los responsables de recursos humanos y técnicos en las obligaciones derivadas del RGPD y la LOPDGDD, así como en las mejores prácticas en protección de datos.
• Realizar auditorías periódicas de los sistemas de control horario y de las políticas internas para detectar y corregir posibles incumplimientos.
• Contar con un Delegado de Protección de Datos (DPD) que supervise la implantación y el uso de estos sistemas, velando por la adecuación legal y la protección de los derechos de los trabajadores.
• Informar de manera transparente a la plantilla sobre el sistema de registro implantado, los datos tratados y los derechos que asisten a los empleados en materia de protección de datos.

Si tienes dudas sobre la legalidad de tu sistema de fichaje o quieres implantar un sistema conforme a la normativa, puedes consultar nuestros servicios de protección de datos para empresas en Zaragoza o revisar nuestro artículo sobre cómo cumplir el RGPD en la empresa.

Preguntas frecuentes sobre el control horario y los datos biométricos

¿Puedo utilizar la huella dactilar o el reconocimiento facial si la mayoría de empleados están de acuerdo?

No, el consentimiento de los empleados no es una base legal válida para el uso de datos biométricos en el control horario, ya que existe una relación de dependencia y no puede considerarse libre ni voluntario. Además, la normativa actual prohíbe este tipo de sistemas salvo excepciones muy concretas y justificadas.

¿Qué sucede si el proveedor del sistema de control horario solo ofrece la opción biométrica?

La responsabilidad última es de la empresa que contrata el servicio. Debes exigir a tu proveedor que te ofrezca una alternativa legal, como tarjetas, códigos PIN o sistemas digitales no biométricos. Utilizar un sistema ilegal te expone a sanciones aunque sea gestionado por un tercero.

¿Es legal pedir al trabajador que use su propio teléfono móvil para fichar?

No se puede obligar a utilizar el móvil personal para registrar la jornada. La AEPD considera que esto puede ser excesivo y que la empresa debe proporcionar alternativas, como dispositivos corporativos o sistemas presenciales, respetando la privacidad del trabajador.

¿Qué otras áreas de la empresa pueden requerir datos biométricos legalmente?

Solo en casos muy excepcionales y justificados, como el acceso a áreas especialmente sensibles por motivos de seguridad física, podría estar justificado el tratamiento de datos biométricos. En cualquier caso, debe realizarse una evaluación de impacto y aplicar estrictas medidas de seguridad.

Actualidad: digitalización y nuevas sanciones en el registro horario

La regulación del registro horario continúa evolucionando. El proyecto de ley para la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas contempla la digitalización obligatoria del registro horario, permitiendo a la Inspección de Trabajo acceder en remoto y en tiempo real a los registros.

Además, las sanciones por incumplimiento se están endureciendo, con multas que pueden alcanzar los 20.000 euros por usar sistemas biométricos, como ha sucedido recientemente en varios casos.

Todo apunta a que, tanto si la reforma se aprueba como si el Gobierno opta por un real decreto, las empresas deberán modernizar sus sistemas y asegurarse de que cumplen escrupulosamente la legislación en materia de protección de datos y control horario. El riesgo de inspecciones y denuncias está en aumento y la AEPD ha dejado claro que la tolerancia con los sistemas biométricos es nula salvo contadas excepciones.

Control horario, protección de datos y adaptación legal: claves para evitar sanciones

La implantación de sistemas de control horario exige una adaptación constante a la normativa y un profundo respeto a la privacidad de los trabajadores. Persistir en el uso de mecanismos biométricos supone un alto riesgo legal y reputacional, en un contexto donde la digitalización y la protección de datos avanzan de la mano.

Optar por soluciones legales, seguras y no invasivas no solo protege a la empresa de sanciones, sino que genera confianza en la plantilla y facilita el cumplimiento normativo ante posibles inspecciones. Contar con asesoramiento profesional especializado, como el que ofrecemos en Maser Legal, es la mejor garantía para implantar un sistema de registro horario conforme a la ley y evitar cualquier tipo de conflicto o sanción.