El cuaderno de notas y su implicación con la LOPD

Nuestros blogs de notas profesionales deben cumplir la Ley de Protección de Datos y su pérdida puede suponer un riesgo para nuestra actividad. Cobra especial importancia en sectores sanitarios, así como en profesionales de la abogacía.

¿Qué dice la LOPD?

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales incluye en su ámbito de protección, entre sus primeros artículos, los tratamientos de datos que se realicen en cualquier soporte automatizado o manual, excepción hecha de los usos privados o domésticos que hagamos de la información. Veamos exactamente lo que establece:

Artículo 3 Definiciones

A los efectos de la presente Ley Orgánica se entenderá por:

a) Datos de carácter personal: cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

b) Fichero: todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

c) Tratamiento de datos: operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no,[…].

El cuadernillo de «campo» que llevamos en la maleta o en el bolso cumple a la perfección los tres requisitos que se han expuesto en el párrafo precedente. Ello quiere decir que estos soportes documentales (así llamaría a nuestras libretas un inspector de la Agencia Española de Protección de Datos) están metidos de lleno en el juego de la LOPD (o LPD).

Esta cuestión suele afectar a profesionales que prestan servicio a domicilio o en el exterior de su despacho u oficina. Se nos pueden ocurrir multitud de profesiones cuya práctica diaria requiere del uso de las notas o apuntes. Entre otros:

• Sector sanitario: médicos a domicilio, terapeutas ocupacionales, fisioterapeutas, psicólogos, psiquiatras, enfermeros, etc.
• Sector social: trabajadores sociales, educadores, profesores, etc.
• Sector legal: abogados, asesores jurídico, asesores laborales, contables y fiscales, procuradores.
• Comerciales, representantes. negociadores.

Y ¿qué podemos hacer para cumplir la Ley de Protección de Datos?

Pues como dice el refrán, «muerto el perro se acabó la rabia». Si evitamos llevar datos escritos mejor. Pero no quiere decir esto que debamos prescindir de nuestras tan preciadas notas de trabajo; ello podría repercutir en un peor servicio a nuestros clientes, y tratándose de pacientes aún peor. Proponemos la eliminación de cualquier dato de identificación de la persona. Ello quier decir que si en nuestro cuaderno de notas es imposible identificar a nuestros clientes, contactos, pacientes, etc. su pérdida no nos supondrá más que la molestia de tener que prescindir de información valiosa para nuestra actividad, pero consecuencias negativas respecto del cumplimiento de la normativa de protección de datos tendrá CERO.

Por lo tanto, pongámonos manos a la obra y comencemos a disociar nuestras notas de nuestros pacientes con métodos tan simples como mencionarlos con un código sin significado personal (p.e. CLIENTE 0012MH). Y luego nos organizamos algún método para registrar y poder interpretar esos códigos si nos es necesario; método que, es obvio, deberá estar a parte del blog o cuaderno que necesitamos disociar.

En caso contrario, si no hacemos este simple proceso, deberemos aplicar medidas de seguridad que eviten la pérdida de la información conforme a lo que establece el RD 1720/2007 que desarrolla la LOPD para el transporte de documentos. Y aún así el riesgo no desaparecerá.